#CampusHighlight PKM Pengabdian Masyarakat 2015 Part 2

Setelah gw tau kalau PKM M tugsel berhasil lolos didanai Dikti, gw langsung merencanakan apa yang perlu dilakukan selanjutnya. Here I act as project leader, so I have responsibility to plan it well. And that was the first time I got my PKM lolos didanai dikti. I’ve submitted some PKM back then, but none of them granted. And knowing that there’s only three team in FKM who granted by Dikti, I feel a bit…. proud, I guess?  

But holding a PKM project is not an easy job. Or you can read this as: “OMAIGAD THAT’S QUITE LOT OF SHITTY STUFF WITH PKM, I MUST SAY!”

How could I describe it? Lets use Expectation VS Reality mode:

Expectation: Yes, I granted IDR 10.000.000 yuhuu so let’s make a good program. We start from this to this and that *and bunch of plan*

Reality: Uang turun bertahap. Tahun ini dana dikasih dalam presentase 70% : 30%. Pengumuman PKM lolos didanai bulan januari, dana 70% baru turun bulan April sementara monev awal Juni dan kita diminta sudah menyelesaikan 90% program. And the last 30% would come after pengumuman PIMNAS around July. This make most of PKM team struggle .How can we manage to run the program if the money itself baru turun bulan april dan awal juni program udah harus selesai? Ya, sebenernya sih kalau niat kita bisa nyari pinjeman dana dulu untuk biayain program di awal. (In the end of this post, I will write some lesson learned from PKM and saran buat tim pkm didanai selanjutnya, biar post ini gak berisi keluhan negatif doang)

Expectation:  fokus ngejalanin program aja, laporan bisa nanti.

Reality: Gila banyak amat sih yang harus dikumpulin pas monev. Logbook, laporan kemajuan, IKJP di simlitabmas, poster ukuran sekian-sekian, laporan dana, bukti pengeluaran. Perintilan goes too far *buang semua kertas*

Bunch of perintilan for monev  *burp*

Expectation: bisa lah ya ngejalanin program, satu tim juga udah pada deket dan udah ada pembagian jobdesk yang jelas

Reality: PKM could be a really tiring exhausting project. Things with PKM is, it’s not as mengikat as organisasi, not as prestisius as lomba lainnya dan lama yaitu empat bulan. Apalagi kalau tim pkm dari beda-beda fakultas dan angkatan, makin susah nyatuin jadwal kumpul. Everybody has their own bussiness, which you couldn’t bother.

Based on those fact above, this is my lesson learned and tips for tim PKM didanai UI selanjutnya, biar gak mengulang kesalahan yang sama dengan gue dan makin banyak yang bisa ikut pimnas dari UI:

1. Masalah dana memang pelik, dan mengutip kata Kak Wegit (ketua UITP 2014) ini udah jadi masalah klasik PKM di UI bertahun-tahun. Perubahan ada, sistem sedang menuju ke arah yang lebih baik. Tapi, mungkin perubahan itu gak langsung jadi tahun depan. Sambil menunggu sistem uang yang lebih baik oleh Dikti dan UI, di awal program tim PKM cari pinjaman dana dulu. Cari pinjaman ke dosen atau orangtua adalah opsi terbaik karena gak harus ribet administrasi birokrasi, cukup modal rasa saling percaya. Uang PKM itu pasti turun kok sesuai yang tertulis di simlitabmas. Jadi, uang buat ganti pinjaman Insyaallah ada. Bisa juga patungan anggota tim, jadi semacam set up cost gitu. I am not recommend nyari dana dari pihak atau lembaga lain karena prosesnya lama, bisa sebulan-dua bulan. Sementara yang kita butuhin adalah dana awalan biar program bisa berjalan bertahap (khususnya PKM M yang harus interaksi dengan masyarakat). Perkirain aja kira-kira butuh dana minimal berapa buat ngejalanin program di dua bulan pertama.  

2. Report atau laporan di PKM aspek yang penting banget. As I said, PKM itu banyak perintilannya, salah satu yang paling PR adalah logbook harian. Jadi, ketika kamu lolos PKM, segeralah beli logbook atau buku folio. Langsung garis-garisin kolom di buku yang isinya tanggal kegiatan, siapa saja yang ngelakuin, tempatnya dimana, hasilnya apa, biaya keluar berapa serta dokumentasinya. Nah, every single rapat harus didokumentasiin. Bagusnya, kelar rapat sekretaris langsung nulis hasilnya di logbook. Sesi dokumentasi juga harus peka, ngedokumentasiin segala hal dan record it dengan rapi sesuai tanggal.

3. Buat poin komitmen tim dalam ngejalanin program, I just can say “bismillah aja deh sebelum beneran mau bikin pkm”. Bagusnya sih bikin tim yang emang udah deket dari awal atau punya satu visi buat menang. State aja komitmen seperti apa yang diminta dalam tim. Kalau ada yang punya kesibukan sampe gak bisa ikut PKM, let other pkm members know. Lebih baik ngasih tau kalau emang gak sanggup ngelanjutin program daripada makan hati anggota lain.

Yak, itulah tips dari gw buat ngejalanin PKM. Btw postingan ini agak OOT sebenernya, malah udah nyeritain keluhan duluan haha. Things around the program Bebas Sampah itself will describe later, stay tune.

--continued on next post--